Falls Sie in einem Ticket einen neuen Kontakt eintragen, werden Sie beim Speichern des Tickets gefragt, ob Sie den neuen Kontakt ebenfalls speichern wollen. So kann er zu einem späteren Zeitpunkt automatisch angezeigt werden wenn Sie ein neues Ticket anlegen, wobei während der Eingabe des Namens alle passenden Kontakte angezeigt werden. Weiterhin können die Kontakte für die Authentifizierung von Nutzern am Helpdesk genutzt werden. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn zusätzlich zum Namen auch eine E-Mailadresse angegeben wird.

Wenn Sie auf den Button Kontakte verwalten klicken, öffnet sich ein Dialog, welcher Ihnen die Möglichkeiten bietet, Kontakte neu anzulegen, zu editieren oder zu löschen.

Zusätzlich können Sie ein Passwort für die Nutzung des Self Service Web Interface (siehe Das Self Service Web Interface) für jeden Kontakt festlegen bzw. ändern. Ein Kontakt benötigt zur Anmeldung am Self Service Web Interface unbedingt eine im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Kontakte erkennen Sie an dem Symbolbild des hellblauen Mitarbeiters. Ein dunkelblaues Symbolbild stellt die ACMP- bzw. Helpdesk-Mitarbeiter dar.

Kontakte verwalten

Kontakte zusammenführen

Für den Fall, dass eine Person mit mehr als einem Kontakt eingetragen ist oder ein Kontakt bewusst gelöscht werden soll, können Sie jeweils zwei Kontakte zusammenführen. Dabei wird ein Kontakt gelöscht, wobei die Tickets des gelöschten Kontakts auf den verbleibenden Kontakt übertragen werden. Die einzelnen Informationen des gelöschten Kontakts (z.B. Telefonnummer, Adresse etc.) werden zusätzlich auf den verbleibenden Kontakt übertragen, falls dieser nicht bereits über entsprechende Informationen verfügt - die einzelne Information also keine Angabe enthält. Über einen Rechtsklick und der Option Kontakte zusammenführen öffnen Sie einen entsprechenden Wizard.

Im ersten Schritt geben Sie den Kontakt an, welcher gelöscht werden soll. Im zweiten Schritt wählen Sie nun den verbleibenden Kontakt. Der dritte Schritt gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten des verbleibenden Kontakts gegebenenfalls anzupassen. Im vierten Schritt können Sie die den beiden Kontakten zugeordneten Clients neu arrangieren. Dazu werden im oberen Teil die Clients angezeigt, welche dem zu löschenden Kontakt zugeordnet sind, während im unteren Teil die Clients angezeigt werden, welche dem verbleibenden Kontakt zugeordnet sind. Im mittleren Teil werden die Clients angezeigt, welche dem verbleibenden Kontakt neu zugeordnet werden. Dazu können Sie die Clients aus dem oberen bzw. unteren Teil markieren und über die entsprechenden Pfeilbuttons dem mittleren Teil hinzufügen bzw. entfernen.

Neuen Kontakt anlegen

Über den Button Neuer Kontakt, öffnet sich eine Eingabemaske mit zwei Tabs, welche Ihnen beim Anlegen eines neuen Kontakts behilflich ist. Diese Eingabemaske wird Ihnen auch dann angezeigt, wenn Sie in einem Ticket einen neuen Kontakt eingeben und der Frage zustimmen, ob der Kontakt gespeichert werden soll.

Über den Tab Kontaktinformationen können Sie verschiedene Informationen über den Kontakt eingeben. Wichtig sind hier der Name sowie eine aktuelle E-Mailadresse. Die E-Mailadresse wird benötigt, falls die Nutzer sich mit ihren Kontaktdaten am Web Interface anmelden können sollen. Falls die Anmeldung über eine Authentifizierung gegenüber einem Active Directory geschieht, sollten die Daten des Active Directory mit den Daten des Kontaktes übereinstimmen (siehe Anmeldung). Im unteren Teil finden Sie die benutzerdefinierten Felder (siehe Benutzerdefinierte Felder), welche Sie hier ebenfalls ausfüllen können.

Kontaktdetails

Kontakte zu Clients zuordnen

Über den Tab Verknüpfte Clients können Sie dem Kontakt einen oder mehrere Clients zuordnen. Falls der Kontakt nun ein Ticket erstellt bzw. ein Ticket für den Kontakt erstellt wird, bietet die Ticketeingabemaske die Möglichkeit, über eine Schnellwahl einen der zugeordneten Clients in das Ticket zu integrieren. Somit spart man sich bei der Ticketerstellung oft die Überlegung, welchen Namen der vom Ticket betroffene Rechner besitzt.

Verknüpfte Clients

Über den Button Hinzufügen öffnen Sie einen Wizard, welcher Ihnen eine aus dem Abfrageverwaltung bekannte Ansicht bietet. Führen Sie eine der angezeigten Abfrage aus und wählen Sie einen bzw. mehrere Clients über die Checkboxen aus. Mit einem Klick auf den Button Hinzufügen werden die ausgewählten Clients dem Kontakt zugeordnet. Im unteren Bereich finden Sie evtl. die Clients, auf denen der Kontakt der zuletzt angemeldete Kontakt/Benutzer war (siehe Stammdaten). Über den Button Kopieren wird ein markierter Client dem Kontakt ebenfalls zugeordnet.