Zu den Grundlagen zur Verwendung des Reportbuilders gehört die Erstellung eines Reports. Im Folgenden werden wir einen Report auf Grundlage einer bestehenden Abfrage erstellen und diesen dann grafisch aufbereiten.

Vorbereitungen

Erstellen Sie zunächst einen Ordner, indem Sie in der Ribbonleiste auf Ordner hinzufügen klicken. Beim Zielordner wählen Sie Hauptebene aus, indem Sie auf die Button klicken, die entsprechende Checkbox aktivieren und Ihre Angaben mit Auswählen übernehmen. Vergeben Sie nun für den neuen Ordner einen Namen und klicken Sie auf Weiter. Nun können Sie dem neuen Ordner ein Icon zuweisen und nach einem Klick auf Weiter die Sichtbarkeit des Ordners festlegen. Zum Abschließen der Ordnererstellung klicken Sie auf Fertig.

Report hinzufügen

Markieren Sie den gerade erstellten Ordner und wählen Sie in der Ribbonleiste Report hinzufügen aus. Im ersten Schritt des sich öffnenden Wizards tragen Sie einen eindeutigen Namen und eine optionale Beschreibung des Reports ein und bestätigen Ihre Angaben mit Weiter.

Im zweiten Schritt werden Sie nach einer Datenquelle gefragt. Wir verwenden für den ersten Report eine Bestehende Abfrage zurück. Nachdem die entsprechende Checkbox aktiviert ist, kann man in der Ordnerstruktur der Abfragenverwaltung eine Abfrage auswählen. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil vor General, markieren die Abfrage All Clients und klicken auf weiter.

Datenquelle für Report auswählen

Nach einem Klick auf Weiter wird die Sichtbarkeit des Reports festlegt und abschließend die Reporterstellung mit Fertig abgeschlossen. In einem neuem Fenster öffnet sich nun der Reportbuilder.

Berichtselemente

Auf der Arbeitsfläche des Berichts sind bereits zahlreiche Elemente zu finden. Zunächst ist der Bereich Report Titel definiert. Dieser Bereich wird nur auf der ersten Seite des Berichts angezeigt und wurde in der Höhe verändert. Mit der veränderten Höhe ist es möglich, zwei Rechteckobjekte in diesem Bereich abzulegen. In dem ersten Rechteckobjekt wird der Titel und im zweiten Rechteckobjekt die Beschreibung definiert.

Unter dem Report Titel sind die Bereiche Hauptkopf und Hauptdaten zu finden. In diesen beiden Bereichen werden die Daten der Abfrage tabellarisch dargestellt. Im Hauptkopf werden mit Hilfe von Rechteckobjekten die Überschriften der einzelnen Spalten der Tabelle definiert. Um die Daten anzeigen zu können, werden im Bereich Hauptdaten Rechteckobjekte definiert, denen eine Variable zugewiesen wird. Diese Variablen beziehen sich auf Werte der Abfrage. Bei der Ausführung der Abfrage werden die Variablen durch ihre entsprechenden Werte ersetzt. Der Bereich Hauptdaten wird später für jeden Datensatz der Abfrage neu erstellt und angezeigt. Es werden also mehrere Instanzen zu dem fertigen Report hinzugefügt.

Der letzte große Bereich ist der Seitenfuß, welcher am Ende jeder Reportseite angezeigt wird. Über ein Rechteckobjekt wird hier eine Variable angegeben. Diese enthält die Nummer der aktuellen Seite. Rechts davon befindet sich ein weiteres Rechteckobjekt. Hier wird ebenso über eine Variable das aktuelle Datum ausgegeben.

Wichtig ist hierbei, dass die Bereiche maximal so groß angezeigt werden, wie sie auf der Arbeitsfläche definiert werden. Wird der Bereich Report Titel in der Höhe verkleinert, ist die Beschreibung des Reports nicht mehr richtig lesbar. Zusätzlich wird der Freiraum zwischen den einzelnen Bereichen nicht eingehalten. Trennt man die Bereiche Hauptkopf und Hauptdaten, werden diese trotzdem direkt untereinander dargestellt. Um dies zu ändern, kann die Höhe des Bereichs geändert werden. Die Rechteckobjekte können in dem Bereich beliebig positioniert werden. Die Bereiche dienen also nur als Vorlage für die eigene Berichterstellung.

Die einzelnen Rechteckobjekte können ebenfalls in der Höhe und Breite angepasst werden. Dies ist nötig, wenn die späteren Daten größer sind als das Rechteckobjekt selber. Alle Daten, welche die Größe des Rechteckobjektes überschreiten, werden automatisch abgeschnitten.

Werkzeuge

Um die Grundlagen für das weitere Vorgehen zu festigen, werden die Werkzeuge kurz erklärt:

Rechteckobjekt einfügen

Über dieses Werkzeug können Textelemente sowie Variablen und kleine Skripts in den Bericht eingefügt werden. Dazu platzieren Sie das Objekt an der gewünschten Stelle des Arbeitsbereichs. Anschließend öffnet sich ein Dialog. Dieser ist standardmäßig in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Bereich kann einfacher Text oder eine Variable angegeben werden. Text wird einfach eingetragen, während Variablen in eckigen Klammern stehen.

In der Abbildung wird die Variable domain im oberen Bereich eingetragen. Der Wert der Variable wird somit später in dem Objekt angezeigt. Einige Variablen werden basierend auf der zu Anfang gewählten Abfrage automatisch zur Verfügung gestellt. Die Variable domain jedoch wird im unteren Bereich definiert und ist somit ebenfalls verfügbar.

Im unteren Bereich wurde mit Delphi ein Skript eingefügt. Dieses Skript fragt ab, ob sich ein Client in der Domäne AAGON befindet. Dazu wird die Variable vClients->Computer Domain genutzt. Diese wird durch die gewählte Abfrage definiert. Ist die Domäne eines Clients nun gleich AAGON, wird die Variable domain mit einem entsprechenden Text versehen. Ebenso wird ein entsprechender Text vergeben, wenn die Domäne nicht AAGON ist.

Variablen, die automatisch über die gewählte Abfrage bereitgestellt werden, lassen sich über das linke Icon des Rechteckobjekt einfügen-Dialogs einbinden (1). Dabei öffnet sich der Ausdruckeditor (2). Über diesen können Variablen und Funktionen eingebunden werden. Die DB-Felder stehen nur in erweiterten Abfragen zur Verfügung. Über die Schaltfläche Variablen kann ein Dialog mit allen vorhandenen Variablen aufgerufen werden (3).

Die Variablen sind kategorisiert. Standardmäßig sind die Kategorien Report details und Systemvariablen vorhanden. Da die ausgewählte Abfrage auf den Clientdaten basiert, ist zusätzlich die Kategorie Clients vorhanden. Hier befinden sich Variablen, um auf die unterschiedlichen Werte der Abfrage zugreifen zu können.

Der Inhalt des Rechteckobjektes wird über das rechte Icon der oberen Leiste übernommen.

Bereich einfügen

Über dieses Werkzeug können verschiedene Bereiche des Berichts spezifiziert werden. Es lassen sich unter anderem ein Seitenkopf bzw. –fuß sowie ein Bereich für Unterabfragen definieren. Auch Gruppierungen von Daten nach bestimmten Attributen sind über dieses Werkzeug möglich.

Nehmen Sie das Werkzeug Bereich einfügen und fügen Sie es an die gewünschte Stelle ein. Es öffnet sich ein Dialog, über den Sie den Zweck des Bereichs definieren können. Die wichtigsten Bereiche werden in einem späteren Kapitel genauer vorgestellt.

Bild einfügen

Mit diesem Werkzeug lässt sich ein Bild in den Report einfügen. Nachdem das Werkzeug auf dem Arbeitsbereich platziert wurde, öffnet sich ein einfacher Dialog. Über diesen kann ein Bild von der Festplatte geladen werden. Das Bild wird in den Bericht eingefügt und kann beliebig positioniert bzw. in der Größe geändert werden.

Unterreport einfügen

Mit diesem Werkzeug kann ein weiterer Report in dem aktuellen Report eingebettet werden. Dazu positionieren Sie das Werkzeug an der gewünschten Stelle auf der Arbeitsfläche. Es öffnet sich eine neue Seite auf der Arbeitsfläche, auf der ein weiterer Report erstellt werden kann. Dieser wird später an der vorher markierten Stelle im Hauptreport eingefügt.

Linie malen

Mit diesem Werkzeug lassen sich senkrechte und vertikale Linien in den Bericht einfügen. Dadurch lassen sich zum Beispiel verschiedene Datensätze voneinander Abgrenzen. Ziehen Sie mit dem Werkzeug bei gedrückter Maustaste eine Linie an beliebiger Stelle auf dem Arbeitsbereich.

Figur einfügen

Mit diesem Werkzeug können Sie vordefinierte geometrische Figuren in den Bericht einbinden. Platzieren Sie dazu das Werkzeug an einer beliebigen Stelle auf der Arbeitsfläche. Standardmäßig wird ein Rechteck erstellt. Über den Object Inspector lässt sich die Form in ein abgerundetes Rechteck, eine Ellipse, ein Dreieck oder eine diagonale Linie abändern. Der Object Inspector wird später in diesem Kapitel beschrieben.

RTF-Objekt einfügen

Mit diesem Werkzeug lässt sich ein formatierter Text in Ihren Bericht einfügen. Platzieren Sie das Werkzeug an einem geeigneten Bereich der Arbeitsfläche. Es öffnet sich ein Fenster ähnlich dem von Windows verwendeten WordPad. Hier lässt sich Text beliebig formatieren und anschließend einfügen.

Barcode einfügen

Mit diesem Werkzeug lässt sich ein Barcode in den Bericht einfügen. Nach der Platzierung des Werkzeugs auf der Arbeitsfläche öffnet sich der Barcodeeditor. Als Quelle für den Code lässt sich ein fester Wert, aber auch eine Variable einsetzen. Bei der Art des Barcode können Sie zwischen 23 verschiedenen Arten wählen.

Als Optionen können Sie angeben, ob dem Code eine Checksumme angehängt werden soll und ob die Quelle nochmals im Klartext angezeigt werden soll. Eine Zoomstufe lässt sich ebenfalls definieren. Zusätzlich kann der Barcode in 90°-Abständen gedreht werden.

Kreuzkästchen einfügen

Mit diesem Werkzeug können Sie einfache Kreuzkästchen (Checkbox) in den Bericht einfügen.

Diagramm einfügen

Mit diesem Werkzeug können Sie ein Diagramm in Ihren Bericht einfügen. Platzieren Sie das Werkzeug an beliebiger Stelle. Es öffnet sich ein Eigenschaftsfenster. Hier können Sie zunächst die Diagrammart sowie mehrere Optionen auswählen.

Unter dem Tab Daten geben Sie die Datenquelle für das Diagramm an. Angaben zur Beschriftung der Daten im Diagramm legen Sie unter dem Tab Markierungen fest. Eine genauere Erläuterung finden Sie in einem späteren Kapitel.

Object Inspector

Der Object Inspector dient dazu, Informationen über das aktuelle Element bereit zu stellen. Markieren Sie ein Element auf der Arbeitsfläche und rufen Sie den Objekt Inspector über die Taste F11 auf.

In der obersten Leiste werden der Typ und der Name des aktuell markierten Elements angezeigt. Darunter finden Sie eine Auflistung aller Attribute des Elements. Diese können Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Markieren Sie anschließend ein anderes Element, lädt der Object Inspector automatisch die Attribute des neuen Elements.

Vorschau

Über das Menü Datei kommen Sie an die Vorschau des Berichts. Somit können Sie schon während der Erstellung des Berichtes das grobe Ergebnis prüfen. Auf Grund der Bearbeitung der Daten kann in der Vorschau ein noch nicht ganz korrektes Ergebnis zu sehen sein.

In diesem Beispiel ist das Ergebnis jedoch noch nicht besonders ansehnlich. Abhilfe würde hier eine Veränderung der Höhe der einzelnen Bereiche und Rechteckobjekte bringen. So könnte der Bereich Hauptdaten eine größere Höhe erhalten. Die Rechteckobjekte mit den Variablen für MAC Address, Last Update und Client Exe Version könnten ebenfalls in der Höhe verändert werden. Somit würden die angezeigten Werte bei einer Überlänge nicht mehr abgeschnitten.

Speichern

Um den neuen Report zu speichern, schließen Sie den Designer einfach. Sie werden automatisch gefragt, ob der Bericht gespeichert werden soll. Als Speichername wird automatisch der Titel des Berichts genutzt.